[비연구직으로 살아남기] 5화. 첫 출근을 앞두고, 신입사원이 알고 있으면 좋은 팁
긴 채용 절차 끝에 최종 합격이라는 기쁨과 함께 첫 출근만을 앞둔 시기가 온다. 나의 첫 출근 날짜는 최종 합격 연락을 받은 날로부터 일주일 뒤였다. 입사하고 나중에 인사팀한테서 들은 이야기인데, 다른 회사로 갈까 봐 최종 합격 후에 최대한 입사를 빠르게 진행한다고 들었다. 일주일이라는 짧은 시간이지만 그 기간 동안 앞으로 사회에서 처음 맞닥뜨리게 될 나의 생활은 어떠할지 많이 긴장했던 기억이 난다.
지금 다니는 회사가 첫 회사이고 다른 회사에 다녀본 경험이 아직 없기 때문에, 오로지 지금 회사에 대한 나의 경험을 소개해 보려고 한다. 처음 출근한 날 부서 분들에게 인사를 드리고 신입사원 입문 교육을 받았다. 입문 교육에서는 회사 제품에 대한 교육이 주를 이루고, 그 외에 조별 협업 활동 등 동기들과 친목을 다지는 시간으로 이루어졌다.
교육 기간이 끝나고 이때부터 실제 업무에 투입하게 되면서 실무를 시작하게 된다. 업무는 부서 내 선배가 인수인계를 해주겠지만 그 외에 직장인이라면 지켜야 하는, 신입사원이 미리 알아두면 좋을 팁 몇 가지를 소개해 보려고 한다. 모두 정확히 정해진 정답은 없지만 오히려 정답이 없어서 고민되었던 부분이다.
1. 전화 응대 멘트 숙지하기, 전화 당겨 받기, 전화 돌려주기
회의하러 갔거나 자리를 비운 사람의 자리로 전화가 왔을 때 그 전화를 대신 받는 것을 당겨 받는다고 표현한다. 전화가 계속 울리면 시끄러우니까 같은 부서나 가까이에 있는 사람이 전화를 당겨 받는다. 보통 부서에서 막내가 많이 당겨 받기 때문에 응대 방법을 알아두면 좋을 것 같다.
당사자가 부재중이라 전화를 대신 받았고, 메모를 남기길 원하는지 물어본다. 메모에는 전화를 건 시간, 전화를 건 사람의 부서, 이름, 연락처와 용건을 간단히 적어둔다. 당사자가 자리에 돌아오면 메모를 전달하여 콜백 할 수 있도록 한다.
전화 당겨 받는 것은 서로 은근히 예민한 부분이다. 사무실에서는 전화벨 소리가 3번 이상 울리기 전에 당겨 받는 것이 무언의 규칙처럼 사용되는 것 같다. 그리고 회사에서 전화를 받을 때, 당겨 받을 때, 다른 사람에게 전화를 돌려줄 때 통상적으로 사용하는 멘트가 있다면 알아두길 바란다.
2. 메일 보관함 분류하기
수신 메일을 메일 도메인, 메일 제목, 발송자 이름 등에 따라 메일함에 개별 폴더로 저장되도록 설정할 수 있다. 나는 업무 성격상 회사 메일 계정을 여러 개 사용하기 때문에 계정별로 각 메일함에 저장되도록 분류해 두었다. 계정별로 업무의 특성이 다르기 때문에 이렇게 분류해 두니 나중에 이전 메일을 찾아보기 편리했다.
3. 메일 서명 설정하기
메일의 하단에 나의 명함이 들어가도록 설정하는 기능이다. 보통 이름, 부서, 직급, 내선 번호, 이메일 주소, 회사 홈페이지 주소 등을 기재하며 내부 사람뿐 아니라 외부 사람과 메일을 주고받는 일이 생기기 때문에 메일 서명은 설정해 두길 추천한다. 설정 방법은 회사의 그룹웨어마다 다르기 때문에 메일의 환경 설정 부분에서 찾아보길 바란다.
4. 업무 메일 작성하기
대학원 시절 나는 다른 연구실과 교류가 많은 편은 아니었기에, 지도 교수님 외에는 특별히 메일을 주고받을 일이 없었다. 하지만 회사에 들어오니 하루에도 여러 개의 메일을 주고받는다. 회사 메일은 수신, 참조를 대부분 넣고, 특히 입사 초반에는 아직 업무가 익숙하지 않으니 부서 분들이 나의 업무를 보실 수 있도록 참조에 부서 분들을 넣는다.
신입사원 때는 나보다 높은 직급을 가진 사람이 없다. 그래서 누군가에게 메일을 보낼 때 나보다 위 직급이다 보니 자연스레 낮은 자세로 요청하고 응대하게 된다. 나도 상황상 어쩔 수 없이 급하게 자료를 요청해야 해서 유관 부서에 ‘요청 기한이 짧아서 죄송하다.’라고 메일을 드렸던 적이 있다. 이 메일을 보고 선배가 다른 부서와 동등한 위치이니 ‘죄송하다.’라고 하기보다는 ‘양해 부탁드린다.’ 이렇게 표현하는 게 좋다고 알려주셨던 기억이 난다.
메일 예시를 아래에 넣어보았다. 메일 제목은 주된 용건을 대괄호 안에 넣고 그다음 문장 혹은 명사형으로 작성하여 한눈에 메일의 목적을 파악할 수 있도록 작성한다.
제목: [단어] 문장(혹은 명사형)
수신: 받을 사람
참조: 받을 사람 부서의 부서원, 내 부서의 부서원 (위 직급부터 아래 직급순으로 나열)
안녕하세요, OOO님.
ㅁㅁㅁ부서의 aaa입니다.
용건 작성
감사합니다.
-aaa 드림-
인터넷에 직장인 언어라고 도는 밈이 있는데 지금 보면 정말 공감이 가는 표현이다. 만약 메일을 작성하다가 멘트가 고민된다면 적절히 사용해 보길 추천한다.
* 회사 언어 = 속마음
다름이 아니라 = 시간 안 뺏을 테니 들어봐라
언제 확인 가능하신지 = 뭐 하느라 늦는지
문제가 되어서 = 상사가 싫어하셔서
담당자가 자리를 비워 = 내가 한 일이 아니다
말씀하신 대로 = 시키는 대로 했다
5. 메일 백업하는 법 알아두기
메일은 연락하는 수단이자, 업무 내용을 텍스트로 남기는 방법이다. 업무 히스토리 파악을 위해, 이전에 진행했다가 다시 오랜만에 같은 업무를 진행하기 위해, 부서 내 담당자 변경으로 인수인계를 위해 등 여러 가지 목적으로 예전 메일을 참고하는 경우가 많다. 그래서 업무를 할수록 메일의 의존도도 높아지고 그 중요성을 깨닫고 있다.
그룹웨어 내, 메일 보관함 용량이 제한적이라 용량이 차서 비워달라는 알람이 뜰 때가 있다. 하지만 메일은 너무 중요한 자료이기 때문에, 바로 비우지 말고 그전에 메일 백업을 해둬야 한다. 따라서 그룹웨어에서 메일을 백업하는 방법도 알아두면 좋을 것 같다.
입사 초반에 어떻게 해야 좋을지 고민되지만, 너무 사소한 거라 여쭤봐도 될까? 혼자 끙끙댔던 기억이 있다. 예를 들어, 참조는 어디까지 넣어야 하는지, 담당 부서에서 내에서 담당자는 누구인지 등이다. 하지만, 이 시기가 아니면 그런 사소한 걸 물어볼 기회는 없다. 괜히 혼자 마음대로 판단했다가 큰 실수를 저지르기보다는 창피하더라도 솔직하게 선배에게 물어보고 진행하는 것이 더 좋은 선택이 될 거로 생각한다.
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BRIC Bio통신원(김대리(필명)) 등록 2024.10.23